Olivier gère un bar-restaurant depuis 5 ans. Malgré un chiffre d’affaire annuel de 250 000 €, son entreprise se retrouve en instance de liquidation judiciaire. L’activité n’est pas rentable à cause de dépenses non maîtrisées. La mise en place d’une stratégie pour revoir la fonction achats lui donne une seconde chance.

Le constat : un chiffre d’affaires plombé par les dépenses

Dans le bar-restaurant, la clientèle est au rendez-vous, les recettes rentrent et l’on pourrait croire à la rentabilité de cette affaire. Pourtant Olivier connaît des difficultés qu’il aurait pu éviter.

Les erreurs sont à rechercher du côté des achats : 50% de son chiffre d’affaires passe dans l’achat des matières premières, alors que les dépenses devraient représenter en moyenne 30% du CA.

Quelles sont les raisons de ces dépenses trop élevées ?

1^ère raison : l’absence de négociation avec les fournisseurs. Olivier travaille à l’affect avec des fournisseurs qu’il connaît depuis longtemps et en qui il a entièrement confiance. Il n’a donc jamais négocié les prix et malgré des déceptions sur les produits achetés, il reste convaincu du bien-fondé de ses fournisseurs qui lui font des « bons prix ».

2^ème raison : l’absence d’analyse des produits. Olivier, qui n’est pas restaurateur de métier, ne calcule pas précisément le coût de revient d’un plat ou d’un menu. Il achète des produits qui ne sont pas toujours nécessaires, il ne calcule pas le coût des matières premières par portion, et n’évalue pas non plus la perte en produits frais.

Or, la gestion d’un restaurant ne s’improvise pas, et lorsque l’on n’est pas du métier, il vaut mieux s’entourer des bons spécialistes. C’est ce qu’Olivier a entrepris de faire pour redresser son activité.

Le gérant a résolu aussi de se défaire de son cuistot qui s’approvisionnait en produits tout faits, donc chers, pas forcément bons et générateurs de perte, comme lui a fait remarqué Achats Solutions Expertise. Il a employé un nouveau cuisinier qui achète au contraire des produits non transformés et mitonne lui-même les petits plats.

Enfin, le restaurateur a fait appel à un expert conseil sur la fonction achats pour trouver des sources d’économies. Cet expert lui a été recommandé par son avocat. Objectif : produire un diagnostic pour le mandataire judiciaire et entreprendre des actions pour que le restaurateur évite la liquidation judiciaire.

La solution : une stratégie de réduction des coûts

Achats Solutions Expertise a conduit des entretiens avec le gérant et son frère, puis a procédé à une analyse détaillée des statistiques.

L’expert en fonction achats a établi une liste d’actions à mener, puis a accompagné le restaurateur sur le terrain pour mettre en œuvre ces actions.

La réduction des coûts porte sur trois points essentiels de la fonction achats :

1. La révision de la carte et le changement des produits jugés trop coûteux. Les prix de vente ont légèrement augmenté pour être en phase avec les prix d’achats.

2. Le lancement de trois appels d’offres et la négociation avec les fournisseurs, dans le but de réaliser des économies sur chaque grande famille d’achat de produits (viande, produits frais, boissons).

3. La mise en place des processus achats, comprenant l’établissement de fiches de recettes, la réalisation d’inventaires réguliers, le suivi des stocks, ou encore le suivi du coût des matières.

L’expert prévoit ainsi une baisse de 10% sur les achats dès les deux premiers mois.

Le résultat : une chance supplémentaire de poursuivre l’activité

Ces actions ont prouvé que le gérant a cherché à mettre en place des solutions pour assainir la situation. Aussi, le mandataire judiciaire a-t-il décidé de prolonger la période d’observation avant le passage au tribunal pour prononcer ou non la poursuite des activités de l’entreprise.

La bonne santé de l’entreprise ne tient pas qu’au chiffre d’affaires

Une entreprise saine, c’est d’abord l’équilibre des dépenses et des recettes. La culture de « l’à peu près » n’y a pas sa place ! En révisant tout le processus achats, l’entreprise maîtrise dans le détail toutes les dépenses et peut faire de substantielles économies.

Bien sûr, le gérant ne doit pas attendre de se retrouver dans des situations extrêmes pour s’en préoccuper, au risque qu’il ne soit trop tard.

Retenons ce principe fondamental : il n’y a pas que le chiffre d’affaires qui fait la réussite de l’entreprise !